Делопроизводство -- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает:

• 1. обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• 2. организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Документирование -- это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Организация работы с документами -- это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

• * прием и первичная обработка документов;
• * их предварительное рассмотрение и распределение;
• * регистрация документов;
• * контроль исполнения документов;
• * информационно-справочная работа;
• * исполнение документов;
• * их отправка;
• * систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

«Информация -- сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Официальные документы -- это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

• 1. регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
• 2. распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
• 3. накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
• 4. передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) - доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

Юридическая сила документа -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• 1. соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• 2. издавать документы только в пределах своей компетенции;
• 3. соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ -- это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.

Подлинник официального документа -- это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа -- это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий -- отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой -- в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация -- это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

Типовой текст -- это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата -- от руководителей до рядовых сотрудников.

Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ -- за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Организационные формы делопроизводства

Делопроизводство в учреждениях, организациях, на предприятиях имеет 3 основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объёма документооборота.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря. Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, повышении качества их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объёму работы с документами.

При децентрализованной системе организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения.

При смешанной системе организации делопроизводства одни операции (приём, отправка корреспонденции) осуществляется службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производится как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях. Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных подразделениях со значительным объёмом обрабатываемой документации. Она позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

Службы документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации. В зависимости от объёма документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, канцелярия, административно-хозяйственный отдел и др.

В состав управления делами входят: канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приёмная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб), центральный архив.

В состав канцелярии входят подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, её функции выполняет секретарь руководителя или специально назначенное должностное лицо.

Структура и штаты службы ДОУ устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объёма документооборота и функций, возлагаемых на данную службу. Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ - должностными инструкциями. Они разрабатываются руководителем службы и утверждаются руководителем организации.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции: внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учётом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учётно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Основные задачи, решаемые в процессе управления документацией предприятия, являются:

• · организация рационального документооборота,
• · контроль исполнения документов,
• · оперативное хранение документов,
• · архивное хранение документов.

Конечной целью деятельности по управлению документацией является

создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности предприятия сроки и с наименьшими материальными затратами.

Ответственность руководителей за организацию и ведение делопроизводства

Статьей 25 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» установлено, что республиканские и местные органы государственного управления создают надлежащие условия для документационного обеспечения управления своих аппаратов, на подведомственных предприятиях, в учреждениях и организациях, принимают меры по повышению технической оснащенности делопроизводства, его эффективности и экономичности.

Государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению. Руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях и в целом в учреждениях возлагается на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение производства. Ответственный за делопроизводство информирует руководство о состоянии его исполнения, готовит и передает документацию в ведомственный архив, ознакамливает работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству (под роспись).

Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения.

В Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях (ст. 89 1 , 89 2 , 89 3 , 89 4 , 224 12) предусмотрена ответственность за следующие виды нарушений организации и ведения делопроизводства:

• · утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений - предупреждение или наложение штрафа в размере от пяти до двадцати базовых величин;
• · выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи в установленных законом случаях документов на государственное хранение - предупреждение или штраф в размере от пятнадцати до двадцати базовых величин;
• · несоблюдение государственных стандартов в оформлении документов, несоблюдение требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения - штраф в размере от пятнадцати до двадцати базовых величин;
• · незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу - предупреждение или штраф в размере от пяти до двадцати базовых величин.

Рассмотрение дел об административных правонарушениях и наложение указанных административных взысканий от имени Государственной инспекции архивов и делопроизводства имеют право:

• · Главный государственный инспектор архивов и делопроизводства Республики Беларусь и его заместитель;
• · Государственный инспектор архивов и делопроизводства Республики Беларусь;
• · Государственные инспекторы архивов и делопроизводства Республики Беларусь по областям и г. Минску.

Предприятие — сложный механизм, который требует контроля над каждым его сектором. Ведение делопроизводства является важной частью управления организацией. Без этой процедуры на предприятии возникнет неразбериха, хаос, невозможно будет найти нужные документы, предоставить их в контролирующие органы, правильно хранить.

Для правильного ведения делопроизводства необходимо ознакомиться с основами этого процесса. Эти азы позволят вникнуть, систематизировать данные. Что же нужно знать новичку, который только приступает к делопроизводству? Часто эти обязанности делегируют секретарю даже без специального образования. Считается, что освоить эти навыки несложно, но на самом деле эта сфера имеет множество нюансов, аспектов, которые важно не упустить.

Основы организации делопроизводства начинаются с понятия номенклатуры дел. Это такой перечень всех документов, что есть на предприятии. Сложная система с множеством разветвлений — так можно охарактеризовать это понятие. Каждому направлению присваивается свой код, чтобы проще было найти нужный документ.

Номенклатура позволяет архивировать материал, создать единую систему. Чтобы было проще обработать информацию, создается таблица, в которую вносятся коды документов, место в архиве, срок хранения.

Опытные секретари рекомендуют группировать документы по их видам. Существует немало разновидностей документов. Перечень зависит от специфики производства, функций предприятия, направленности работы. Но существует универсальные документы, которые можно встретить и на государственном, и на частном предприятии.

К таким относят:

• входящие — такие материалы, которые попадают в организация из вне;
• исходящие — отправленные от имени предприятия другим лицам (в том числе письма, ответы и т.д.);
• внутренние — документы, которые регламентируют внутреннюю работу предприятия (положения, приказы, распоряжения и т.д.).

Каждая разновидность ведется секретарем отдельно. Для этого заводится индивидуальный журнал, в котором фиксируется все, что касается конкретного документа.

Если, например, материал был выдан одному из работников, то в журнале обязательно должно быть указано, кто это, подпись ответственного лица и копия этого документа.

Делопроизводство — это не только учет привычных документов. Также ведется журнал сдачи ключей, принятия звонков, времени прихода на работу и другие важные документы, которые могут сделать «жизнь» предприятия лучше, продуктивнее.

Следующий важный пункт в основах документооборота — составление Положения о документообороте для конкретной организации. Этот основной документ разрабатывается совместно с директором предприятия и отображает все нюансы ведения дел.

Что должно быть отображено в Положении:

• правила составление документации;
• ее порядок передачи и утилизации;
• процедура архивирования и т.д.

Это позволит навести порядок и не даст потерять важные материалы, поможет быстро найти нужное и отследить любые «передвижения» документа.

Важно для специалиста — делопроизводителя разобраться, в каких случаях на документа ставится штамп или печать. Тут все просто — печать проставляется на исходящих бланках, а внутренние документы заверяются подписью руководителя. Входящие материалы после рассмотрения руководителем также заверяются печатью.

Штамп же является вспомогательным инструментом, который помогает секретарю градировать информацию, но юридической силы он не имеет.

Правила организации делопроизводства

Чтобы на предприятии царил порядок и рабочие процессы не тормозились бумажной волокитой, следует освоить правила организации делопроизводства. Они помогут определиться, как правильно вести учет входящей и исходящей документации, карточек поставщиков и клиентов, журналов звонков и прочей важной документации.

Можно выделить такие основные тезисы:

1. Предпочтительно ввести компьютерную организацию делопроизводства. Это значит, что может использоваться специальная программа, которая сама систематизирует информацию, присваивает коды и архивирует данные. Но при этом бумажный носитель выбрасывать также не стоит.
2. Заполнять документы также лучше на компьютере. Какой бы красивый почерк не был у того, кто их заполняет, но печатный шрифт будет создавать аккуратное впечатление.
3. Следует приучать персонал к ответственному и уважительному отношению к документам.
4. Высылать важные письма нужно только с «живой» печатью, а не копию.
5. Электронная почта хоть и быстрый способ отправить документы, но не всегда действенный. Все потому, что часто сперва секретарь просматривает информацию и решает, что именно распечатать и донести до руководителя. Из-за этого часть данных просто не доходит до адресата.
6. Нужно всегда отвечать на деловые письма. Ответ на срочное письмо нужно написать в течение суток, остальные — в течение недели. Это важное правило деловой этики, выполнение которого охарактеризует предприятие с лучшей стороны.

Это только основной перечень основных правил организации делопроизводства. На каждом предприятии могут быть разработаны свои индивидуальные правила, ссылаясь на специфику производства, численность штата и т.д.

Правила делопроизводства и документооборота в организации

Делопроизводство тесно связано с понятием «документооборот». Последнее — это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до отправки другим лицам, подшивки в архив или утилизации.

Направление в этой сфере определяют правила делопроизводства и документооборота в организации:

1. Документы могут быть составлены на специальном бланке, простом листе бумаги форматом А4, в электронном виде.
2. Обязательно должны быть указаны все реквизиты, печати проставлены, а также была подпись руководителя.
3. Создавая электронный документ важно заполнять его по существующему шаблону.
4. Обязательно должна быть создана номенклатура дел. Без нее невозможно будет быстро отследить нужный документ.
5. Документы должны быть переданы в архив. Важные хранятся более 10 лет, менее важные — до 10 лет.
6. Дела могут быть выданы под подпись работникам на определенный срок, по его истечению документы должны быть снова возвращены секретарю. Это движения обязательно должно быть отображено в специальном журнале.
7. В редких случаях оригинал документа может быть изъят с дела. Но тогда обязательно должна быть прикреплена копия.

Основные требования к организации делопроизводства

Помимо правил, существуют еще и основные требования к организации делопроизводства.

Они заключаются в таких главных аспектах:

• должен вестись учет входящей, исходящей и внутренней документации;
• для оперативной организации должны использоваться компьютерные технологии, почтовая связь и прочие технические возможности, которые позволят быстрее доставлять информацию адресату;
• каждый документ должен проходить первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, одобрение руководителем, затем следует передача исполнителям и подшивка к делу;
• регистрация должна проходить вовремя (в день поступления, крайний срок — следующий день);
• обязательно должна быть создана номенклатура дел;
• идеальный вариант — дублирование документа в электронном виде. Электронный документооборот значительно упростит регистрацию, обработку, передачу и архивирование информации.

Как и к другим сферам «жизнедеятельности» предприятия, к делопроизводству нужно отнестись серьезно, своевременно заполнять карточки и журналы, бережно и внимательно относится к документам.

Хранение документов в делопроизводстве организации

Хранение документов в делопроизводстве организации — важный и необходимый этап. Без него невозможно будет оперативно найти нужный документа или он может быть не найден вовсе. Это предпоследняя ступень перед утилизацией документации. Информация может храниться в архиве десятками лет, потому следует правильно ее оформить.

Сперва информацию нужно систематизировать и сформировать дела. После этого создается номенклатура дел, которая включает в себя всю документацию, существующую на предприятии. Она хранится в службе делопроизводства. Обычно за ее формирование и сохранность отвечает секретарь или другое лицо, на которое возложены обязанности делопроизводителя.

Законченные дела передают в архив. Но сперва делают описи дел, чтобы градировать их по срокам хранения.

Когда срок хранения у конкретного документа истекает, его утилизируют. Это также сделать не так просто. Сперва составляется Акт об изъятии, он должен быть обязательно подписан руководителем, чтобы вдруг не утилизировать важный для него документ.

Примерная Инструкция по делопроизводству в организации

Каждая организация должна разработать и утвердить индивидуальную Инструкцию по делопроизводству в организации. Пункты в ней могут разниться в зависимости от направления деятельности предприятия. Но можно привести примерную типовую Инструкцию, которая может стать шаблоном для разработки своего варианта.

Начинать следует с «шапки», в которой следует указать дату, номер документа и данные того, кто утвердил Инструкцию. Затем идут «Общие положения».

1. Общие положения

1.1 Типовая инструкция создается для обеспечения документооборота на предприятии, повышения эффективности и нормализации производственных, финансовых и прочих процессов.

1.2 Документ распространяется на организацию всех видов документов, на каком бы носителе они не были представлены.

1.3 Цель руководства предприятия — совершенствовать организацию делопроизводства благодаря внедрению технического и программного оснащения.

2. Требования к организации документооборота и делопроизводства

2.1 Создание номенклатуры дел и присвоение каждому делу своего уникального номера.

2.2 Рассмотрение, анализ каждого документа, систематизация информации.

2.3 Обязательный ответ на деловые письма в рамках деловой этики.

2.4 Своевременная регистрация дел, передачи их в архив и утилизация со временем.

3. Особенности оформления некоторых видов документации

3.1 Приказы и распоряжения передают решения нормативного характера и визируются руководителем предприятия или начальниками отделов.

3.2 Документация печатается на специальном бланке и должна иметь заголовок, дату подписания, номер.

3.3 Положение включает в себя свод правил, которых нужно придерживаться для функционирования предприятия

3.4 Протокол состоит из записей, которые были сделаны во время заседания, совещания

3.5 Служебные письма обязательно должны быть систематизированы и внесены в специальный Журнал.

4. Прием и обработка документации

4.1 Все документы, которые создаются или поступают на предприятие, проходят первичную обработку, первичное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству, а после — исполнителям.

4.2 Если документ не адресован конкретно руководству, а пришло на имя предприятия, то сперва его рассматривает секретарь, а уже потом оно переходит на рассмотрение директору.

4.3 Если документ поступает на электронном носителе, то к нему обязательно должно идти сопроводительное письмо с текстом написанного в документе.

5. Организация хранения дел

5.1 От момента создания или передачи дела на предприятие и до его сдачи в архив оно хранится в отделе делопроизводства.

5.2 За сохранность информации отвечает руководитель предприятия и начальники отделов.

5.3 Выдача дел совершается только под расписку на установленный срок.

5.4 После истечения срока хранения дела передаются в архив.

Дополнить Инструкцию можно шаблонами бланков документов.

Организация не секретного делопроизводства

Чаще всего сталкиваются с организацией не секретного делопроизводства. Эта обязанность ложится либо на секретаря, либо на начальника отдела по делопроизводству.

Из-за того, что материалы не являются засекреченными организация такого процесса очень схожа со стандартным.

Алгоритм действий будет следующий:

• получение или разработка документа;
• его обработка и рассмотрение руководством;
• передача исполнителям;
• хранение документа и передача его в архив.

Доступ лиц, которые могут брать документацию на время, не ограничивается.

Организация секретного делопроизводства

Сложнее организовать секретное делопроизводство. Информация при этом является частично или полностью закрытой от посторонних, потому необходимо сразу четко разграничить, кто может знакомиться с документами.

Также нужно обратить внимание на такие нюансы:

• должна быть создана комиссия, которая будет контролировать процесс;
• все пункты правильной организации простой документации должны присутствовать и в этом случае, но более усовершенствованные;
• особый контроль во время передачи данных (с помощью почтовой связи, Интернета, телефона и т.д.);
• для хранения такой информации должно быть подготовлено специальное помещение с сейфами и несгораемыми шкафами;
• выдача документации осуществляется в комнате со специальным окном для выдачи или барьером, который будет разграничивать пространство;
• входные двери должны иметь рабочие замки и хорошо запираться;
• в самом помещении должны быть все средства, чтобы в случае необходимости эвакуировать документы;
• должен быть второй набор ключей от помещения, где планируется храниться секретная информация;
• система безопасности поможет избежать похищения важных материалов.

Правила организации делопроизводства в федеральных органах

Правила организации делопроизводства в федеральных органах базируются на законах, указах и распоряжениях Правительства Российской Федерации. Потому они четко оговорены и отображены в типовой Инструкции по делопроизводству.

Эти правила очень схожи с другими подобными правилами организации документооборота на предприятии.

Но есть и несколько специфических нюансов, на которые нужно обратить внимание:

1. Документооборот невозможен без взаимодействия федерального органа, органов управления и администрацией предприятия.
2. Документы обязательно подписывает глава федерального органа или его заместитель.
3. Согласование — обязательный этап организации документооборота.
4. Документы должны быть зарегистрированы в день поступления либо в день подписания.
5. Создаются специальные поисковые системы для поиска нужного документа.
6. Если нужно изменить сроки исполнения документа, то можно написать поручение на имя руководителя федерального органа.
7. После исполнения документа его снимают с контроля. Это также можно сделать и до его исполнения, но только после разрешения федерального органа.
8. Номенклатура дел федерального органа состоит из номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры.
9. Формирование дел происходит децентрализовано в каждом индивидуальном подразделении.

Во всем остальном принципы ведения документооборота очень схожи.

Организация делопроизводства по обращению граждан

Часто граждане обращаются в государственные органы власти за помощью. Такие обращения также нужно систематизировать и наладить организацию делопроизводства в этой сфере.

Граждане чаще обращаются в письменной форме.

Тогда порядок действий будет таким:

• получение письменного обращения;
• его рассмотрение;
• организация личного приема граждан;
• контроль за соблюдением выполнения обязательств перед гражданами.

Письменное обращение должно быть зарегистрировано в течение 3 дней. На документе ставится дата и регистрационный номер.

Организацию лучше вести и с помощью карточек, и применив компьютерные технологии.

Если в обращении есть вопросы, которые не входят в компетенцию органа исполнительной власти, то в течение недели нужно перенаправить его по назначению.

Письменный ответ должен быть подписан органом исполнительной власти.

Существуют такие причины, пот которым можно не давать ответ гражданину:

• если в обращении использовалась нецензурная лексика;
• нет обратной связи с отправителем;
• текст написан неразборчиво;
• разъяснение содержит секретную информацию.

На основании таких писем формируются дела.

Организация современного делопроизводства, новое в делопроизводстве

Организация современного делопроизводства не стоит на месте. Постоянное развитие в этой сфере — залог «здорового» функционирования предприятия. Появление новых форм, бланков, документации, новые правила оформления, передачи и хранения заставляет ответственное лицо постоянно совершенствоваться, познавать новое.

Что же новое появилось в делопроизводстве за последний год? Основное новшество — с 1 июля 2018 года вводится новый стандарт на оформление организационно — распорядительных документов. В частности в нем была затронута важная тема использования шрифтов при составлении документации. Так ранее можно было пользоваться исключительно Times New Roman, Arial, Verdana или Calibri. Новый же стандарт позволяет любые бесплатные шрифты. Их размер: 12, 13, 14.

Если нужно заполнить таблицу, то следует использовать меньшие шрифты.

Также в новом документе появились и новые реквизиты:

• наименование структурного подразделения;
• указывается автор документа;
• пометка об ограничении доступа (если это имеет место быть);
• электронная подпись.

Появились ряд новых бланков и программное обеспечение, нацеленное помочь секретарю справится со своей задачей.

Организация и ведение делопроизводства на предприятии — первоочередная задача. На такую систематизацию, обработку и хранение данных уходит немало сил и средств. Но современные технологии значительно упрощают работу специалистам. Теперь с помощью одного клика можно узнать о статусе документа, месте его хранения и сроках его использования в круговороте документации.

Основы делопроизводства используются при организации юридического лица любого типа. Оно представляет собой достаточно трудоемкий процесс, в котором принимают участие абсолютно все сотрудники управленческого аппарата. Ведь один отдел занимается заполнением и оформлением документации, другой отвечает за своевременное движение этих документов по инстанциям, а для третьих подразделений данная информация является наглядным руководством в рутинной работе.

Основы делопроизводства имеют законодательное обоснование, а в качестве такой базы можно выделить единую государственную систему делопроизводства, которая четко отражает основные правила, рекомендации и руководства. Причем контролируется весь путь, который проходит документ с момента его создания до сдачи в архив. Наверное, каждому работающему человеку известно такое понятие, как государственный стандарт того или иного образца. Данные стандарты являются ярким примером основных положений системы.

Конечно, прежде чем создать единую систему, специалистам пришлось провести кропотливую работу по изучению важнейших принципов работы с бумагами. Долгое время изучались основы делопроизводства с разделением на стадии оформления, движения по подразделениям, применения, сдачи в архив. В результате обработки полученной информации можно было выделить общие тенденции, соответствующие производственной деятельности предприятий любых организационно-правовых форм.

Основы делопроизводства направлены на унификацию системы заполнения однотипных документов с целью обеспечения сопоставимости данных в рамках одной страны и даже на международном уровне. Кроме того, стандартизация и унификация позволяют сэкономить время для пользователей отчетности, так как ускоряют процесс ознакомления с документом. Примером может служить бланк, то есть документ с заранее отпечатанными реквизитами на нем. Они могут разрабатываться и использоваться в рамках отдельного предприятия, в масштабе страны в целом или носить международный характер. Причем стоит понимать, что бланк является не только удобным рабочим документом, облегчающим производственную деятельность, но и отражающим репутацию фирмы, степень ее ответственности. Прежде чем отдавать в массовую следует тщательно проверить грамотность написания каждого реквизита и правильность общего оформления.

Основы документооборота отмечают необходимость регистрации каждого документа, проходящего через тот или иной участок в течение производственной деятельности. Грамотность специалиста заключается в целесообразном распределении всех документов, своевременной их регистрации в а также в рациональной группировке информации по разработанной схеме.

В настоящее время проводится много семинаров, раскрывающих главные приемы и секреты данной деятельности. Особой популярностью пользуются основы кадрового делопроизводства, ведь сфера учета сотрудников и претендентов на должность отличается большим объемом документов. В данном аспекте специалисты проводят масштабную работу по прогнозированию количества вакансий на предстоящий по учету повышения квалификационного уровня работников, аттестационных мероприятий и прочего. Кроме того, все аналитические работы, касающиеся персонала предприятия, также являются элементом кадрового делопроизводства.

Работники подразделения по учету персонала в обязательном порядке ежегодно формируют дополняя и уточняя уже существующий материал. Вместе с тем, необходимо следить за соответствием документов действующим правовым нормам. К специалистам предъявляются требования по своевременному отправлению устаревшей документации в архив, где она будет храниться в течение установленного срока, как правило, не менее пяти лет. К важнейшим задачам данного отдела относится составление специализированных анкет, использующихся а также подготовка перечня вопросов, помогающих во время собеседования.

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим - касающимся основной деятельности компании,
• кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.